Как анализировать документы с помощью ChatGPT: PDF, Word и таблицы

Какие задачи можно решать

Сначала определите решение, которому должен помочь анализ. Формулировка «изучи PDF» слишком широкая и даёт непредсказуемую глубину.

• Сделать резюме для конкретной аудитории.
• Извлечь даты, суммы и ответственных.
• Найти упоминания темы во всех файлах.
• Сравнить две версии.
• Проверить документ по чек-листу.
• Собрать таблицу фактов с источниками.
• Подготовить вопросы к встрече.

Шаг 1. Подготовьте файлы и цель

ChatGPT поддерживает распространённые форматы документов, таблиц, презентаций и текстовых файлов. Возможности зависят от плана и типа файла, поэтому перед большой работой проверьте один типичный пример.

• Дайте файлам понятные названия и версии.
• Удалите дубли и старые черновики.
• Для скана проверьте распознавание текста.
• Отделите источник правил от проверяемых файлов.
• Запишите, какое решение поддерживает анализ.

Шаг 2. Постройте карту документа

Первый проход показывает, правильно ли прочитан файл и какие части требуют отдельного внимания.

Изучи файл [название] без выводов и рекомендаций.

Покажи тип и назначение документа, структуру разделов,
период и версию, организации и роли,
таблицы, приложения, ссылки и нечитаемые места.

Не заполняй пробелы догадками.
Для каждого пункта укажи страницу или раздел.

Шаг 3. Извлекайте факты в таблицу

Структурированный формат облегчает проверку и показывает пропуски. Разрешите модели писать «не найдено» вместо правдоподобного предположения.

Извлеки из документов все обязательства:

1. обязательство;
2. ответственная сторона;
3. срок;
4. условие;
5. последствие невыполнения;
6. файл, раздел и страница;
7. уровень уверенности.

Если значение не указано, напиши «не найдено».
Не делай юридических выводов.

Шаг 4. Сравните версии

Просите показывать исходный и новый фрагмент рядом, а также точное место в каждой версии. Это облегчает ручную проверку.

Шаг 5. Проверьте выводы

Критические факты проверяются в исходнике. Резюме удобно для навигации, но не является самостоятельным доказательством.

1. Выберите числа, даты и обязательства.
2. Запросите файл, страницу и фрагмент-основание.
3. Откройте исходное место.
4. Отделите факт от интерпретации.
5. Передайте важный вывод специалисту.

Графики, схемы и сканированные PDF

Обработка встроенных изображений зависит от плана и режима. Если график критичен, приложите важную страницу отдельным изображением и попросите сверить визуальные данные с текстом. Для скана сначала оцените OCR.

• Проверьте оси, единицы и легенду.
• Сверяйте числа из изображения.
• Разделяйте страницы с мелким текстом.
• Укажите важные визуальные элементы.

Как защитить данные

До загрузки проверьте право на обработку документа и настройки рабочей среды. Минимизируйте данные так же, как при передаче файла внешнему подрядчику.

• Проверьте политику организации и условия плана.
• Не загружайте файл без права обработки.
• Удалите ненужные персональные данные.
• Не вставляйте пароли, ключи и токены.
• Управляйте хранением чата и файлов.

Универсальный промпт

Шаблон подходит для первого прохода. Для решений с высокой ценой ошибки добавьте обязательную экспертную проверку.

Проанализируй документы для решения: [цель].
Аудитория результата: [роль].

Сначала проверь список файлов, версии и читаемость.
Затем подготовь резюме, таблицу фактов,
противоречия, недостающие данные, риски
и список решений.

Для каждого важного факта укажи файл, раздел и страницу.
Не заполняй пробелы догадками.
Отделяй факт от интерпретации.